Quando uma solicitação de ativação de um documento interno é feita, a mesma será direcionada para o aprovador do documento, porém se o documento tiver somente as etapas de elaboração e consenso, a pendência será encaminhada para o elaborador.
O responsável pela pendência irá receber um e-mail semelhante ao ilustrado abaixo, informando qual é o documento que está pendente para ser reativado. Por padrão a solicitação tem prazo de 7 dias.
Quando o responsável receber a pendência de ativação, o mesmo deverá acessar o sistema e seguir os seguintes passos:
- Localizar na tela de pendências o documento pendente de ativação;
- Clicar sobre o mesmo e a tela intitulada Solicitação de reativação de documento será exibida. Essa tela é bem semelhante a de detalhes do documento interno, porém com algumas opções mais específicas.
- No topo da tela é possível visualizar o motivo da solicitação da ativação do documento e quem fez a solicitação:
- No final da tela o usuário encontrará algumas opções de tratativa para o documento:
- Reativar documento: Ao clicar nesse botão, o usuário estará decidindo por ativar o documento e o mesmo deverá inserir o motivo pelo qual concorda com a ativação e clicar em gravar para finalizar a pendência.
Ao reativar o documento, o usuário que fez a solicitação receberá o e-mail informando sobre a reativação. - Transferir decisão: Caso o usuário não seja o responsável mais qualificado para tomar a decisão de ativação, por ter mudado de setor, por exemplo, o mesmo pode transferir a pendência para outro usuário do sistema. Após escolher o novo responsável, é necessário clicar em gravar para validar as alterações.
Neste campo irão aparecer somente os usuários estiverem no campo de permissão de acesso do documento, os responsáveis pelas etapas e o usuário que cadastrou o documento no sistema.
O usuário que recebeu a transferência, ao abrir a pendência, poderá verificar quem direcionou a mesma para ele. - Dispensar solicitação: O usuário estará dispensando a solicitação, ou seja, a ativação do documento em questão não é necessária. Clicando neste botão, será obrigatório inserir o motivo da dispensa e clicar em gravar para validar a escolha feita.
Ao dispensar a solicitação de ativação, o usuário que fez a solicitação receberá o e-mail informando sobre a recusa da inativação. - Excluir do sistema: Caso o usuário tenha a certeza que o documento não é mais necessário, ou que foi cadastrado de forma errada, ele poderá excluir o mesmo. O sistema irá confirmar o pedido, e caso este seja positivo, o documento será excluído, não sendo possível sua recuperação.
- Reativar documento: Ao clicar nesse botão, o usuário estará decidindo por ativar o documento e o mesmo deverá inserir o motivo pelo qual concorda com a ativação e clicar em gravar para finalizar a pendência.
Veja no vídeo abaixo o passo a passo completo: