A aprovação é a etapa final da produção de um documento interno. Só é possível após o consenso de todos os colaboradores designados no Cadastro de Documento, caso o consenso seja uma etapa obrigatória do documento, já falamos sobre isso neste link. 


A aprovação é uma verificação final do documento interno e de seus anexos, realizada preferencialmente por um integrante dos níveis hierárquicos superiores da organização. Após verificar o documento, o responsável pela etapa de aprovação deve informar o seu parecer, aprovando ou reprovando o mesmo. Em seguida à aprovação, o documento interno é automaticamente publicado, tornando-se disponível para ser utilizado.


Após ser finalizada positivamente a etapa de consenso, o documento interno entra automaticamente na etapa de aprovação, lembrando que a aprovação de um documento é opcional, conforme definições feitas no cadastro da categoria. 


O responsável pela aprovação irá receber um e-mail semelhante ao ilustrado abaixo, informando qual é o documento que está para aprovação e o prazo da pendência. Por padrão a etapa de aprovação tem prazo de 7 dias após a etapa de consenso.


Para finalizar a etapa de aprovação é necessário logar no sistema, acessar a lista de pendências, encontrar o documento que está para aprovação ou clicar no botão Visualizar, recebido no e-mail da pendência (ilustrado acima) e seguir os passos abaixo:


  1. Após encontrar o documento na listagem das pendências, clique sobre o mesmo e será exibida uma tela intitulada Aprovação, onde os passos subsequentes devem ser realizados:
  2. Clique sobre o botão Abrir documento, para exibir o documento interno que está sendo aprovado; 
  3. Verifique se todas as informações contidas no documento exibido estão corretas, se todos os anexos inseridos e documentos associados também estão condizentes 
  4. Finalize a aprovação, dando seu parecer a respeito da elaboração do documento interno;
    1. Se tudo o que foi verificado estiver correto, clique no botão Aprovar, localizado na parte inferior da tela. 
      1. Após clicar em Aprovar o sistema abre uma janela para selecionar as pessoas que serão avisadas na publicação do documento. Se for necessário avisar alguém, selecione os nomes e clique em Gravar. Automaticamente a pendência será finalizada e o documento estará disponível na tela de consulta.
      2. Se não houver necessidade de aviso, basta clicar em Gravar/Fechar que automaticamente o documento será publicado. 

      3. Ao aprovar o documento, todos os responsáveis pelas etapas e os nomes inseridos na lista de aviso receberão o e-mail abaixo


    2. Reprove a elaboração do documento, clicando em Reprovar, caso as informações não estejam de acordo. Neste caso, é obrigatório registrar o motivo da reprovação, no campo Motivo. Após descrever, clique em Gravar. A pendência voltará para a etapa de elaboração, para que o elaborador possa faze as correções.  



Confira o passo a passo completo no vídeo abaixo: