Realize os seguintes passos, para criar um novo documento interno:


  1. Na barra superior do DOC, clique em +Novo.
  2. Selecione a opção Documento Interno. 

  3. Selecione uma Categoria. Se não tiver nenhuma categoria disponível, você deverá cadastrar uma para posteriormente cadastrar o documento.
  4. O número da Revisão também é automático, mas pode ser alterado manualmente informando um número ou clicando sobre o + e – para avançar ou recuar a numeração.
  5. Descreva o título do documento;
  6. Selecione a(s) Unidade(s) que o documento que está sendo cadastrado pertence.
  7. Selecione o Processo correspondente ao documento que está sendo cadastrado. 
  8. No campo Elaborador selecione o responsável por desenvolver o documento. Selecione quem serão envolvidos no Consenso do documento (um ou mais consensadores) e posteriormente no campo Aprovador selecione uma ou mais pessoas que farão a aprovação final.
  9. Em Prazo o sistema aponta como padrão de 30 dias para o cumprimento da tarefa, porém o número de dias pode ser alterado, basta clicar sobre o campo e informar o novo prazo em dias. Na imagem abaixo, foi definido um prazo de 45 dias.
    O intervalo de tempo para execução entre uma etapa e outra (consenso e aprovação) está previamente definida como 7 dias. 

  10. A opção “Ao publicar, solicitar revisão para os documentos internos associados”, deverá ser marcada caso os documentos que estão associados precisem passar por revisão sempre que o principal for revisado. Leia mais sobre a funcionalidade aqui.
  11. Em Avisar outras pessoas por e-mail quando publicar, selecione quem será avisado (além dos envolvidos nas etapas dos documentos) sobre a publicação deste documento. O sistema permite selecionar Todos os usuários, por nível de usuário ou por colaborador.
  12. Em Restringir acesso, impressão e download:
    1. Em Quem pode consultar selecione quem poderá consultar o documento. 
    2. Em Quem pode imprimir, selecione quem poderá imprimir cópias desse documento. 
    3. No campo Quem pode baixar indique o nome de quem poderá baixar o documento.
    Para incluir mais pessoas, basta selecionar outros nomes, para excluir a opção selecionada clique sobre o X ao lado do nome, e para que ninguém possa imprimir ou baixar, basta deixar o campo vazio.
  13. Caso no cadastro da Categoria, a opção de Exigir validade nos documentos desta categoria esteja marcada, ao cadastrar o documento será necessário inserir a validade.
    • É possível escolher a periodicidade da validade em dias, meses e anos.
    • A opção Data específica permite que o usuário selecione uma data, por exemplo, 14/05/2018, ao invés de uma periodicidade, 1 ano, por exemplo.
  14. Clique em Gravar para concluir o cadastro do documento e iniciar a etapa de elaboração.

Confira abaixo o vídeo ilustrando o cadastro de um documento interno.