Objetivo

Realizar o preenchimento da planilha de importação do módulo Documentos 20.22 através de análise de dados dos clientes utilizando IA. A skill /planilha-importacao-documentos preenche uma cópia da planilha oficial de importação de documentos da Qualyteam a partir dos backups ou exportações enviados pelo cliente. Ela cobre as abas Documentos ativos, Documentos inativos, Documentos externos e Campos Personalizáveis, e entrega três arquivos: a planilha preenchida, o relatório de pendências (pendencias.xlsx) e o resumo das fontes e contagens (resumo_fontes_e_contagens.md).

A regra central é preencher só o que tem origem comprovada na fonte. Valor deduzido ou "parecido" não entra: a célula recebe "-" e o item vai para o relatório de pendências, para o suporte corrigir. A skill não importa nada no sistema nem acessa o ambiente do cliente; ela só gera arquivos.

Pre-requisitos 

• O analista responsável pela importação deve possuir acesso ao Claude da Qualyteam, para ter acesso à skill.
• Ter os arquivos de backup ou exportação de documentos do cliente em um formato legível: CSV/TXT, XLSX/XLSM, JSON ou JSON Lines, XML, dump SQL em texto (.sql com CREATE TABLE e INSERT/COPY) ou ZIP contendo esses arquivos. Arquivos .xls e .ods só são lidos se houver LibreOffice no ambiente; na falta dele, peça XLSX ou CSV.
• Os arquivos não podem estar protegidos por senha (XLSX ou ZIP), nem em .rar/.7z, nem ser backup binário de banco (.bak do SQL Server, pg_dump em formato próprio) ou dump acima de 300 MB. Nesses casos, peça uma nova exportação em texto ou CSV por tabela.
• Para um preenchimento de qualidade, a exportação deve trazer a tabela de documentos com uma linha por revisão: código, título, número da revisão, status/situação, datas de publicação e de revisão, categoria, processo e unidade.
• Incluir a tabela de usuários com nome e e-mail, para ligar elaboradores, revisores e aprovadores aos e-mails corretos. A skill nunca deduz e-mails; sem essa tabela, essas colunas ficam pendentes.
• Incluir as tabelas complementares que o sistema de origem tiver: aprovações por documento, permissões (consulta, download, impressão), documentos inativos/obsoletos, documentos externos e seus itens de controle, campos personalizados (definição e valores por documento).
• Incluir as legendas de valores codificados, como tabela de domínios, parâmetros ou README. Sem elas, códigos como situação "A"/"R" ou permissão "5" não são convertidos sem confirmação do operador.
• Ter o analista disponível para responder às perguntas agrupadas sobre conversões e regras (por exemplo, situação → Status, tratamento dos inativos, formato de datas ambíguo).

Passo a passo 

1. Inicie o atendimento enviando os arquivos do cliente no chat e chamando a skill /planilha-importacao-documentos(ou pedindo para montar, preencher ou mapear a planilha de importação do Documents). A skill cria uma pasta de trabalho por atendimento e inventaria todos os arquivos.
   1. Abre ZIPs, inclusive aninhados, e lê CSV, XLSX, JSON, XML e dumps SQL em texto.
   2. Classifica cada arquivo como aproveitável, ilegível, sem dados úteis, de conteúdo (PDF, DOCX, imagens: só o nome é usado) ou de sistema.
   3. Gera um resumo com tabelas, colunas, exemplos, leitura das datas, chaves candidatas e relações prováveis entre tabelas.
      
      
2. Responda sobre arquivos ilegíveis ou sem dados úteis. Antes de qualquer mapeamento, a skill informa cada arquivo problemático, o motivo e o impacto provável, e aguarda sua decisão.
   1. Prosseguir sem o arquivo: ele é registrado como desconsiderado, com o motivo.
   2. Enviar outra versão: a inspeção é refeita com todos os arquivos.
   3. Se nenhum arquivo for aproveitável, a skill explica o que precisa ser reenviado e encerra sem gerar planilha.
      
      
3. Acompanhe a análise das fontes. A skill compara os dados com o catálogo de colunas do modelo e define, para cada aba, a tabela base, as junções e a origem de cada coluna.
   1. Em Documentos ativos, cada linha é uma revisão; um documento com histórico ocupa uma linha por revisão.
   2. Documentos inativos precisam de linha em Documentos ativos (Status "Inativo") e em Documentos inativos, com o mesmo código e revisão.
   3. Referências com prefixo ou compostas (ex.: E:5034, V2:IT-02/A) viram colunas derivadas para permitir a ligação entre tabelas.
      
      
4. Responda à rodada de perguntas agrupadas. A skill apresenta um resumo do mapeamento proposto (coluna → origem e transformação, e colunas que ficarão pendentes) e as dúvidas organizadas por tema, nunca por documento.
   1. Cada pergunta traz os valores distintos com contagem e as opções, com a recomendada primeiro. Exemplo: "Situação → Status: Vigente (120), Em revisão (3), Obsoleto (8)".
   2. Você pode escolher uma opção ou responder com outra orientação em texto livre, e corrigir o mapeamento na mesma rodada.
   3. Temas típicos: sigla por categoria, situação → Status, tratamento dos inativos, valor único para coluna sem fonte (ex.: permissões "Todos"), formato de data ambíguo.
      
      
5. Aguarde a validação e a prévia. A skill valida o mapeamento e gera uma prévia de alguns registros para detectar erros em massa.
   1. Todas as datas inválidas costumam indicar formato errado.
   2. Junções quase todas vazias costumam indicar chave errada.
   3. Se surgir uma ambiguidade nova, a skill volta ao passo 4 com uma nova pergunta agrupada.
      
      
6. Receba a planilha preenchida. O script processa todos os registros, escreve só as células com valor confiável, preenche com "-" as células sem dado e confere as contagens relendo a planilha gerada. Se a conferência falhar, a entrega não é tratada como final e a skill explica o motivo.
   
   
7. Revise os três arquivos entregues: a planilha (.xlsx), o pendencias.xlsx e o resumo_fontes_e_contagens.md.
   1. Confira as linhas escritas por aba e os principais tipos de pendência.
   2. Verifique os arquivos e colunas da fonte que ficaram de fora e as decisões aplicadas, principalmente as marcadas como "aplicado, confirme".
   3. Antes da carga, confirme que siglas, processos, unidades e e-mails existem no ambiente do cliente e ajuste o que o importador espera em formato diferente (ex.: "Leitura obrigatória" deve ser "1").
      
      
8. Após finalizar o preenchimento da planilha utilizando a Skill do Claude, prossiga com a importação padrão (views).

Informações adicionais 

A skill tem uma wiki própria: https://wiki.qualyteam.com/doc/planilha-de-importacao-de-documentos-com-ia-guia-para-o-suporte-2KCPvRcjEJ

O que a skill não preenche sem fonte: Ela não cria siglas abreviando nomes, não presume revisão 0, não copia a data de publicação para a data de revisão e não completa lacunas com o valor "mais comum". Em permissões, vale a regra "na dúvida, menos acesso": nenhum direito é ampliado por suposição.

Operador indisponível: Se você avisar que não vai responder às perguntas, a skill segue só com as conversões diretas e as regras já dadas, deixa o restante como pendência e lista as perguntas no fim da entrega. Conversões aplicadas sem confirmação aparecem como "aplicado, confirme".

Itens de controle de documentos externos: A skill não pergunta sobre eles: mapeia o que a fonte informa e aplica a opção padrão do sistema (ex.: "Irrestrito") ao que faltar, sinalizando para confirmação. Avise se o cliente não usa o padrão do sistema.

Campos personalizados: A definição vai na aba Campos Personalizáveis e os valores por documento vão em colunas extras de Documentos ativos e Documentos externos, com o cabeçalho igual ao nome do campo. Campo que só existe no sistema do cliente, sem definição no backup, depende de decisão do operador.

Anexos: Um anexo, cópia ou visualização a mais por revisão não cabe em uma linha e vira pendência.

Privacidade: Os dados do cliente servem só para o atendimento em curso: não são guardados na skill nem reaproveitados em entregas de outros clientes.

Problemas comuns:

*Caso o cliente não tenha uma fonte de dados para enviar para nós, não é possível realizar a importação com IA. A skill apenas facilita o preenchimento do layout da Qualyteam de importação, mas para fazer isso, ela precisa de dados reais para poder verificar e preencher na planilha. Sem isso, o cliente ainda vai precisar realizar o preenchimento manual da planilha.