ÍNDICE



Introdução

Nesse artigo você irá aprender a realizar o preenchimento da planilha de importações de documentos internos para o módulo Documentos 20.22. O processo de importação é uma forma prática de incluir várias informações no sistema de uma só vez, evitando cadastros manuais e economizando tempo. 


Para que a importação seja realizada corretamente e de forma ágil, é necessário preencher a planilha de acordo com o modelo disponibilizado, abaixo você encontrará todas as instruções necessárias para realizar esse preeenchimento.

Detalhe dos campos e como preenchê-los


Abaixo estão listados todos os campos da planilha com as instruções de como realizar o preenchimento. Os campos com * são os campos cujo o preenchimento é obrigatório:



  • Sigla da Categoria*: Esse campo se refere a sigla da categoria da qual o documento faz parte, como por exemplo “MQ”. A sigla da categoria que será inserida na planilha já deve estar cadastrada no sistema de acordo com o cadastro da categoria.

  • Código do documento*: Esse campo se refere ao código do documento. Um documento criado diretamente pelo sistema, possui o código gerado automaticamente, composto pela sigla da categoria + sequência numérica, como por exemplo “MQ0001”. Porém, caso os documentos da sua empresa não possuam um código com essa estrutura, você pode inserir a nomenclatura e sequência numérica desejada.

  • Número de revisões*: Esse campo se refere à revisão do documento. Insira o número da revisão do documento informado. Se for a revisão inicial, insira o número "0", sem aspas. É possível cadastrar um documento sem revisões prévias também, informando o número, exemplo, cadastrar diretamente na revisão 5. Além disso, é possível cadastrar todas as revisões de um documento, da 0 até a desejada, sendo necessário informar cada uma delas na planilha, mantendo os dados de categoria, título, status e código do documento iguais, alterando apenas o número da revisão.

  • Título do documento*: Esse campo é referente ao nome que o documento terá no sistema, como por exemplo “Manual da Qualidade”. Existe um limite de 400 caracteres para os títulos dos documentos, incluindo espaços e símbolos, portanto, é importante que o título não ultrapasse esse limite.

  • Status*: Esse campo é referente ao status do documento no sistema, podendo estar ativo ou inativo. Caso preencha com "Inativo", é necessário também informar o documento na aba "Documentos inativos".

  • E-mail do elaborador*: Nesse campo deve-se informar o e-mail do usuário que elaborou o documento. Nesse campo, só é permitido inserir um elaborador por documento, e o e-mail que for informado precisa estar cadastrado no sistema, assim como todos os outros e-mails informados na planilha.

  • Responsáveis pelo consenso: Nesse campo deve-se informar o e-mail do(s) usuário(s) que consensou(aram) o documento. É possível adicionar um ou mais usuários como responsáveis nesse campo, sendo necessário separá-los por ";", sem aspas. Exemplo: "vinicius@qualyteam.com; jose@qualyteam.com". Caso o seu documento não possua essa etapa, preencha o campo com o carácter "-", sem aspas.

  • Responsáveis pelo aprovação: Nesse campo deve-se informar o e-mail do(s) usuário(s) que aprovou(aram) o documento. É possível adicionar um ou mais usuários como responsáveis nesse campo, sendo necessário separá-los por ";", sem aspas. Exemplo: "vinicius@qualyteam.com; jose@qualyteam.com". Caso o seu documento não possua essa etapa, preencha o campo com o carácter "-", sem aspas.

  • Unidade organizacional*: Esse campo se refere as unidades que os documentos pertencem, como por exemplo “Matriz; Filial SC”. Para inserir mais de uma unidade por documento, é preciso separar as unidades pelo carácter ";", sem aspas. As unidades também precisam estar previamente cadastradas no sistema.

  • Processo*: Nesse campo, você irá precisar preencher o processo do qual o documento faz parte, como por exemplo "Qualidade". Todos os processos preenchidos na planilha precisam estar cadastrados no sistema. Só é possível inserir um processo por documento.

  • Data da revisão*: Esse campo é referente a data em que o documento foi revisado e deve ser preenchido com a data abreviada, no formato dd/mm/aaaa, como por exemplo: “11/06/2023".

  • Data de elaboração*: Esse campo é referente a data em que o documento foi elaborado e deve ser preenchido com a data abreviada, no formato dd/mm/aaaa, como por exemplo: “12/06/2023".

  • Data do consenso: Esse campo é referente a data em que foi realizado consenso no documento e deve ser preenchido com a data abreviada, no formato dd/mm/aaaa, como por exemplo “13/06/2023". Apenas preencha esse campo se foi preenchida a coluna "Responsáveis pelo consenso". Caso contrário, preencha-o com o carácter "-", sem aspas.

  • Data da aprovação: Esse campo é referente a data em que foi realizado aprovação no documento e deve ser preenchido com a data abreviada, no formato dd/mm/aaaa, como por exemplo: “14/06/2023". Apenas preencha esse campo se foi preenchida a coluna "Responsáveis pelo aprovação". Caso contrário, preencha-o com o carácter "-", sem aspas.

  • Data de publicação*: Esse campo é referente a data em que o documento foi publicado e deve ser preenchido com a data abreviada, no formato dd/mm/aaaa, como por exemplo: “15/06/2023".

  • Validade: Se o documento possuir validade e for uma data específica (que não é baseada na data de publicação do documento), preencha esse campo com a data, no formato dd/mm/aaaa, exemplo: "25/07/2023". Caso o documento não possuir validade, ou possuir validade porém não específica (ano, mês, dia, etc), preencha esse campo com o carácter "-", sem aspas.

  • Tipo de validade*: Preencha esse campo com o tipo de validade do documento. Os típos são: "Data específica", "Ano", "Mês", "Dia" e "Sem validade". Caso preencha com "Data específica", é obrigatório preencher a coluna "Validade".

  • Quantidade validade: Insira o número inteiro que representa o tempo de validade do documento, com base no tipo de validade escolhido na coluna "Tipo de validade". Se inserir o número 1 e o tipo de validade for "Ano", então a validade desse documento será de 1 ano a partir da data de publicação do mesmo. Se inserir o número 3 e o tipo de validade for "Mês", então a validade desse documento será de 3 meses a partir da data de publicação do mesmo. Caso o tipo for "Sem validade" ou "Data específica", preencha essa coluna com o carácter "-", sem aspas.

  • Motivo da revisão*: Preencha esse campo com o motivo da revisão desse documento. Se for revisão inicial (revisão 0), e não tiver um motivo específico, pode preencher com "Revisão inicial".

  • Nome do arquivo*: Nesse campo, é necessário preencher o nome do arquivo do seu documento. Nessa coluna precisa ser descrito o nome exatamente igual ao seu arquivo, incluindo a sua extensão. Exemplo: “Procedimento De Importação.docx”. Esse campo também possui um limite de 100 caracteres, portanto, o nome do arquivo não pode ultrapassar esse limite. É possível preencher mais de um arquivo por documento, porém, apenas um será o arquivo principal, e os demais serão anexos, sendo necessário indicar na coluna "Anexo". Para preencher mais de um arquivo por documento, separe-os pelo carácter ";", sem aspas. Exemplo: "Procedimento de importação.docx; possíveis erros da importação.pdf".

  • Anexo*: Nessa coluna, informe qual arquivo é principal, e qual arquivo é anexo, com base nos arquivos inseridos na coluna "Nome do arquivo". No caso, deve ser preenchida essa coluna com "Sim" para anexos, e "Não" para arquivo principal. Ou seja, se foi inserido apenas um arquivo no documento, ele é o principal, então preencha essa coluna com "Não". Se foi inserido mais de um arquivo, é necessário preencher com "Sim" e "Não" para indicar qual o principal e qual é o anexo. Exemplo: 




  • E-mail Usuário Aviso Publicação: Caso haja(m) usuário(s) que precisa(m) ser avisado(s) quando um documento é publicado, informe o(s) e-mail(s) nessa coluna. Se for mais de um usuário, separe-os pelo carácter ";", sem aspas. Exemplo: "vinicius@qualyteam.com; jose@qualyteam.com". Caso não tenha usuário para informar nessa coluna, preencha a mesma com o carácter "-", sem aspas.

  • Quantidade cópias: Caso tenha controle de cópias controladas para importar, informe a quantidade nessa coluna. É possível informar diversas cópias controladas em diversos pontos, separando-as pelo carácter ";", sem aspas. Exemplo: "4; 5", nesse caso, estou informando que tem 4 cópias controladas para um ponto, e 5 cópias para outro ponto. Caso não tenha cópias para informar nessa coluna, preencha a mesma com o carácter "-", sem aspas.

  • Ponto de distribuição: Preencha essa coluna com o nome do ponto de distribuição, baseado na quantidade de cópias informadas na coluna "Quantidade cópias", isto é, se foi informado cópias para mais de um ponto, é necessário preencher conforme a quantidade. Exemplo: "Recepção; Escritório". Os pontos não precisam estar previamente cadastrados no sistema, pois realizamos a importação deles. Caso a coluna "Quantidade cópias" tenha sido preenchida com "-", preencha essa com o carácter "-", sem aspas.

  • Data Impressão: Preencha essa coluna com a data de impressão da cópia controlada, no formato dd/mm/aaaa, baseado na quantidade de cópias informadas na coluna "Quantidade cópias", isto é, se foi informado cópias para mais de um ponto, é necessário preencher conforme a quantidade. Exemplo: "15/05/2025; 17/05/2025". Caso a coluna "Quantidade cópias" tenha sido preenchida com "-", preencha essa com o carácter "-", sem aspas.

  • E-mail de quem imprimiu: Preencha essa coluna com o e-mail do usuário que realizou a impressão da cópia controlada, baseado na quantidade de cópias informadas na coluna "Quantidade cópias", isto é, se foi informado cópias para mais de um ponto, é necessário preencher conforme a quantidade. Exemplo: "vinicius@qualyteam.com; jose@qualyteam.com". Caso a coluna "Quantidade cópias" tenha sido preenchida com "-", preencha essa com o carácter "-", sem aspas.

  • E-mail responsável Cópia: Preencha essa coluna com o e-mail do usuário que é responsável pela cópia controlada, baseado na quantidade de cópias informadas na coluna "Quantidade cópias", isto é, se foi informado cópias para mais de um ponto, é necessário preencher conforme a quantidade. Exemplo: "vinicius@qualyteam.com; jose@qualyteam.com". Caso a coluna "Quantidade cópias" tenha sido preenchida com "-", preencha essa com o carácter "-", sem aspas.

  • Código do Documento Associado: Caso o documento possua outros documentos associados, preencha essa coluna com o código de exibição desses documentos. Os documentos preenchidos nessa coluna precisam estar previamente cadastrados no sistema ou informados na planilha para serem importados. Se houver mais de um documento, separe-os pelo carácter ";", sem aspas. Exemplo: "CO0011; CO0012; CO0013". Se o documento não tiver nenhum associado, preencha essa coluna com o carácter "-", sem aspas.

  • E-mail Usuário Permissão Consulta*: Se houver restrição de consulta do documento, preencha essa coluna com o e-mail dos usuários que vão ter acesso à consulta desse documento. Caso o acesso for irrestrito, preencha com "Todos".

  • E-mail Usuário Permissão Download*: Se houver restrição de download do documento, preencha essa coluna com o e-mail dos usuários que vão ter acesso ao download desse documento. Caso o acesso for irrestrito, preencha com "Todos".

  • E-mail Usuário Permissão Impressão*: Se houver restrição de impressão do documento, preencha essa coluna com o e-mail dos usuários que vão ter acesso à impressão desse documento. Caso o acesso for irrestrito, preencha com "Todos".

  • Leitura obrigatória*: Se o documento possuir leitura obrigatória, preencha a coluna com "Sim", caso não possuir, preencha com "Não".

  • Usuário que Visualizou: Caso seja necessário importar o histórico de visualização do documento, insira o e-mail do usuário que visualizou o mesmo nessa coluna. Se houver mais de um usuário, separe-os pelo carácter ";", sem aspas. Exemplo: "vinicius@qualyteam.com; jose@qualyteam.com". Caso optar por não importar esse histórico, preencha essa coluna com o carácter "-", sem aspas.

  • Data da visualização: Preencha essa coluna com base nos usuários informados na coluna "Usuário que Visualizou". Se foi informado apenas um usuário, preencha apenas com a data de visualização do mesmo, no formato "dd/mm/aaaa", se houver 2 usuários ou mais, separe as datas pelo carácter ";", sem aspas, respectivamente aos usuários informados. Exemplo: "10/10/2025; 11/10/2025". Se a coluna "Usuário que Visualizou" foi preenchida com "-", preencha essa coluna com o carácter "-", sem aspas.

  • Campo personalizado 1: Caso você possua algum campo personalizado cadastro no módulo Documentos 20.22, você pode renomear a coluna “Campo personalizado 1” para o nome do campo personalizado. Por exemplo, caso você tenha um campo personalizado chamado “Sub processo”, altere o nome "campo personalizado 1" e deixe “Sub processo”. 

    Para os campos personalizados do tipo "Parágrafo", basta descreever o texto desejado, como por exemplo, "Documento faz parte do sub processo vendas".

    Já para os campos personalizados do tipo "Seleção única" ou "Seleção múltipla", basta inserir no campo a opção da lista, e caso seja seleção múltipla, separe as opções pelo carácter ";", sem aspas. Tanto o campo personalizável quanto as opções devem já estar cadastradas no sistema.

    Caso não possua campos personalizados, apenas deixe esse campo em branco.