- Para efetuar a inserção de novos usuários na permissão de consulta, impressão e download de vários documentos, clique na engrenagem que fica localizada no canto superior direito da tela, conforme imagem abaixo.
- Clique em Alterar permissões de usuário
- Em seguida abrirá a tela onde as permissões serão alteradas
- No primeiro campo Ação de alteração você deve escolher uma das duas opções: Incluir para permitir acesso ou Excluir, para retirar acesso.
- No campo Usuários, escolha um ou mais usuários que terão a permissão inserida ou retirada, de acordo com o que foi escolhido no passo anterior. OBS: O sistema só irá listar os usuários que estão ativos no sistema.
- Pesquise pelos documentos existentes no sistema:
A tela permite realizar a consulta pelos campos: Unidade, Processo, Categoria e Usuário, sendo que essa última opção, habilitará um novo campo de pesquisa Permissões, que serve para procurar todos os documentos que um usuário tenha permissão de download, por exemplo.
Os filtros de pesquisa podem ser usados simultaneamente para fazer uma pesquisa mais refinada, por exemplo, pesquisar por todos os documentos da unidade 1, do processo administrativo, da categoria CT, que o usuário administrador tenha permissão de consulta. Depois de selecionado os campos da pesquisa, clicar no botão "Filtrar".
- Após utilizar o filtro, os documentos que não serão inclusos nessa alteração deverão ser retirados. Os documentos que o sistema encontrou serão listados no quadro ao lado e caso algum desses itens não devam sofrer alterações, você deve tirar os mesmos da lista clicando sobre cada um eles, ou de maneira mais prática, segurar a tecla "Shift" do teclado e com a tecla ↓ (seta para baixo) selecionar vários documentos em sequência, ou segurando a tecla "Ctrl" do teclado e com o mouse, clicar sobre cada documento desejado, permitindo selecionar documentos aleatoriamente.
Depois de selecionar os documentos, você irá clicar no botão "Remover documentos Selecionados", restando no quadro apenas os documentos que sofrerão alterações de permissão.
- Posteriormente, selecione o tipo de permissão, a ser retirada ou incluída, conforme definido no passo 4.
- Há três tipos de permissões que podem ser selecionadas simultaneamente, sendo elas Download, Imprimir e Consulta. Depois que selecionado o tipo de permissão basta clicar em Executar para alterar as permissões nos documentos escolhidos.
- No exemplo que citamos nesse tutorial, realizamos a ação de incluir permissão de download, impressão e consulta, para o usuário Administrador, nos documentos da Unidade 1, do Processo Administrativo, com categoria CT e que somente o usuário Administrador tivesse permissão de consulta.
Pontos importantes:
- Sempre que selecionar permissão de download ou impressão, o sistema dará permissão de consulta também, pois não há como realizar download e impressão sem consultar o documento.
- Não será possível retirar a permissão de consulta de um usuário que seja o elaborador, consensador, ou aprovador do documento em questão. Por padrão, os usuários envolvidos nas etapas possuem permissão automática de consulta.
- Documentos que não tenham nenhum tipo de restrição, ou seja, todos podem consultar, imprimir e fazer download, não serão afetados ao tentar permitir ou retirar alguma das permissões possíveis, neste caso as permissões deverão ser alteradas manualmente no documento.
- Sempre que retirar a permissão de consulta de um documento, o sistema vai retirar também as permissões de download e impressão.