Cada vez que se actualiza un documento y hay copias distribuidas en las ubicaciones, es necesario que estas copias obsoletas se actualicen a la nueva versión.
Nota: El control de copias de DOC, permite controlar las copias que están presentes en la área física, de tal manera que siempre que se genere una nueva copia controlada es necesario eliminar las copias obsoletas de la revisión anterior, para que los colaboradores de su empresa siempre utilicen la revisión mas reciente del documento. DOC no almacena histórico de copias.
De esta forma DOC tiene la funcionalidad de recordar quién imprimió las copias, que es necesario descartar las copias obsoletas e imprimir nuevas.
En la ventana de detalles del documento puede validar cuántas copias fueron hechas, para qué lugar fue impreso, a quién fue entregado, y quién hizo la impresión, como ilustra la siguiente imagen.
Conforme lo indicado anteriormente, el sistema generará un pendiente para quien imprimió las copias anteriores para que las mismas sean actualizadas y las actividades de la empresa sean hechas conforme a las nuevas definiciones. De esta forma, una vez publicado el documento, el responsable de la impresión recibirá una advertencia respecto del pendiente en el sistema.
Al ingresar al sistema, el pendiente puede ubicarse con el título de Distribución de copia, como se muestra en la siguiente imagen. Al hacer clic en la flecha gris, el sistema mostrará la cantidad de copias que se deben imprimir, para qué localización y el plazo de espera. Por defecto son 7 días después de la publicación del documento.
Al hacer clic en el pendiente, el sistema abrirá la ventana de Impresión controlada, en la que el usuario debe seleccionar para quién va a quedar la copia y la cantidad a imprimir.
Para finalizar, basta con hacer clic en Guardar y el sistema generará el archivo que se va a imprimir. Si la copia ya no es necesaria, puede hacer clic en Eliminar, y el sistema exonerará la actualización de la copia impresa en en ese lugar.
