Cuando una solicitud de activación de documento interno es realizada, el pendiente es enviado al aprobador del documento, sin embargo si el documento tiene solamente las etapas de elaboración y consenso, el pendiente sera enviado al elaborador.


El responsable del pendiente recibe un e-mail como se muestra a continuación, informando cual es el documento de la solicitud y el motivo, por patrón se tiene un plazo de 7 días para finalizar el pendiente.                                                                     

 

Cuando el responsable recibe el pendiente de activación, debe ingresar al sistema y continuar con los siguientes pasos:

  1. Localizar en la ventana de pendientes el documento a activar:   
  2. Al abrir la ventana de Solicitud de re-activación de documento, en la parte superior se resalta el motivo y quién la realizó: 
  3. Al final de la ventana el usuario encontrará las opciones para gestionar la solicitud: 
    • Reactivar documento: con esta opción se decide activar el documento y debe ingresar el motivo por el cual concuerda con la acción, después hacer clic en Guardar para finalizar el pendiente.         Al reactivar el documento, el usuario que realizó la solicitud recibe un e-mail con la información de la acción. 
    • Transferir decisión: en caso de que el usuario no se encuentre calificado para tomar la decisión de activación, por haber cambiado de sector por ejemplo, él puede transferir el pendiente para otro usuario del sistema. Después de seleccionar el nuevo responsable debe hacer clic en Guardar. En este campo solamente aparecerán listados los usuarios que estén en el campo de permiso de acceso al documento, los responsables por las etapas y el usuario que registró el documento en el sistema. El usuario que recibe la transferencia, puede verificar quién le envió la solicitud al abrir el pendiente que recibe.

                                                                                                       
    • Descartar solicitud: El usuario decide que la activación no es necesaria y la descarta, debe ingresar el motivo y Guardar el cambio. El usuario que solicitó la activación recibirá la notificación del rechazo de la revisión vía e-mail.
    • Eliminar del sistema: En caso de que el usuario esté seguro que el documento ya no es necesario o que fue registrado de forma errada, lo puede eliminar. El sistema solicita confirmar la eliminación y el documento ya no puede ser recuperado en el sistema.

 

En el siguiente vídeo puede verificar el paso a paso: