La consulta de documentos es la herramienta del módulo DOC, que permite localizar e ingresar rápidamente a los documentos de la organización que se encuentran en el sistema. La consulta de documentos posee una ventana de búsqueda diferente tanto para Documentos Internos, Documentos Externos como Registros, cada una con sus filtros específicos, proporcionando una búsqueda más personalizada. 


Para consultar un documento interno, realice los pasos a continuación:

  1. En el menú Consulta, hacer clic en la opción Documentos Internos: 
  2. Aparece la ventana de consulta, donde podrá utilizar los filtros, para una búsqueda optimizada intente utilizar todos los campos disponibles. 
    1. Título: el campo permite hacer la búsqueda por código  o por el título de documento.
    2. Unidad: seleccione la unidad de la empresa donde desea buscar el documento.
    3. Proceso: seleccione el área o sector donde desea consultar el documento.
    4. Categoría: permite buscar los documentos por la  categoría en que fueron registrados.
    5. Punto de distribución: este campo permite que los documentos sean consultados con base en las copias controladas que fueron distribuidas en los puntos.
    6. Estado: en este campo puede filtrar por el estado  del documento. El sistema utiliza los siguientes estados:
      • Todos: retorna todos los documentos internos que están registrados en el sistema.
      • Publicados: retorna solamente los documentos que tienen por los menos una revisión publicada en el sistema.
      • Solo vencidos: retorna solamente aquellos que la fecha de caducidad ha expirado.
      • Solo desactivados: retorna  solamente los documentos desactivados.
      • Sin revisión publicada: retorna los documentos que están registrados, pero todavía no tienen ninguna revisión publicada.
        NOTA: De manera predeterminada el sistema solo retorna documentos que ya fueron publicados, para consultar el informe completo de todos los documentos internos seleccione el filtro Todos.
    7. Filtrar: hacer clic en filtrar para obtener los resultados buscados.                                             
  3. El sistema mostrará los resultados de la consulta con base en los filtros aplicados.
  4. Para visualizar el documento sin necesidad de abrir la ventana de detalles del mismo, de lado del campo Código, hacer clic en el botón, este permite abrir la visualización del documento en otra pestaña.


  5. En la ventana de consulta puede ordenar los resultados, haciendo clic en el encabezado para ordenar de forma creciente o decreciente. Por ejemplo: si hace clic sobre la columna Proceso, la consulta es ordenada con base en el nombre de proceso, si hace clic sobre esta misma columna nuevamente, los resultados serán re-ordenados.

    Puede utilizar cualquiera de las columnas para ordenar sus resultados. En el siguiente ejemplo se ordenaron los resultados de forma creciente por el código de documento. 

  6. Puede personalizar la lista de documentos, incluyendo o excluyendo los ítem de visualización de las columnas.

    1. Pase el mouse al final de las columnas donde aparecerán los puntos suspensivos: 
    2. Hacer clic en los puntos suspensivos (…) y seleccionar las columnas que desea visualizar en la lista de documentos. 
    3. Para regresar a la ventana de consulta hacer clic fuera de la caja "Exhibir más columnas...", o en la X.
  7. En la lista de documentos encontrados hacer clic sobre el documento de interés para visualizar los detalles.  

Para limpiar la consulta realizada, puede utilizar la tecla F5 de su teclado, hacer clic en el botón Limpiar o hacer clic en la pestaña Consulta -> Documentos Internos.