La desactivación de un documento interno tiene como objetivo impedir que sea utilizado como fuente de información, y puede ser solicitada en cualquier momento, la principal razón para desactivar un documento es la discontinuidad de la actividad descrita en este.
La solicitud de cancelación de un documento se realiza desde la ventana de consulta que muestra los detalles del documento interno. Ingrese al documento deseado y siga la secuencia:
- Compruebe los datos existentes, asegurándose de que ha seleccionado el documento deseado.
- Haga clic en el botón Desactivar documento, ubicado en la parte inferior de la ventana Detalles del documento;
En el cuadro Motivo, especifique por qué se está solicitando la inactivación del documento y haga clic en el botón Guardar para terminar.
- La solicitud de desactivación será enviada al aprobador del documento, quien debe evaluar el motivo de la solicitud y dar su aprobación o rechazo. Si el documento sólo tiene las etapas de elaboración y consenso, el pendiente será enviado al elaborador. El responsable por el pendiente podrá visualizarlo en la ventana de inicio, además de ser notificado por e-mail.
NOTA: Si el responsable de la solicitud de desactivación del documento y el responsable de la aprobacion del documento son el mismo usuario, el documento será desactivado en el mismo instante de la solicitud.
En el siquiente vídeo puede verificar los pasos descritos: