La aprobación es la última etapa en el flujo de producción del documento y solo puede ser finalizada después del consenso de todos los responsables asignados en el registro del documento, en caso de que la aprobación sea una etapa obligatoria según como se defina en el registro de la categoría.


Esta etapa es realizada preferiblemente por un gestor, o por personas que ocupan un nivel jerárquico superior en la organización. Después de verificar el documento, el responsable por la etapa de aprobación deberá aprobarlo o rechazarlo. En caso de aprobación, el documento interno es automáticamente publicado y estará listo para consulta.


El responsable por la aprobación recibirá un e-mail similar al ilustrado en la siguiente imagen, el cual le notifica cuál es el documento que debe validar y el plazo de la actividad pendiente. Por defecto esta fase tiene un plazo de 7 días después de la etapa de consenso.
 


Para finalizar la etapa de Aprobación el responsable debe iniciar sesión en el sistema y realizar los siguientes pasos:

  1. Ubicar en la lista de Mis pendientes el documento interno que desea validar o clicar en el botón Visualizar, en el e-mail de notificación.
  2. Clicando sobre el pendiente aparece la ventana de Aprobación. Para visualizar mas informaciones sobre el documento, clique en la pestaña Detalles en la parte superior.
  3. En el botón Abrir documento, puede visualizar el documento que debe validar.                                                
                           

  4. Verifique si toda la información del documento mostrado y sus anexos es correcta.

  5. Finalice la etapa de aprobación, dando su apreciación al respecto del documento interno, tiene dos opciones:

    1. Al Aprobar, el sistema abre una ventana para seleccionar las personas que deberán ser notificadas sobre la publicación del documento y estas junto a los responsables de todas las etapas de producción recibirán un e-mail con la información. En caso de que no requiera avisar a nadie adicional a los responsables, puede Guardar y Cerrar y automáticamente el documento será publicado.                                                                                                                                             
    2. Para reprobar el documento, debe hacer clic en Rechazar, si no esta de acuerdo con la información contenida. Es obligatorio registrar el motivo del rechazo en el espacio indicado. Para finalizar la etapa debe dar clic en Guardar. El pendiente regresará a la etapa de elaboración para que el responsable realice las correcciones.