La tercera etapa de producción de un documento interno es el Consenso. En esta fase los responsables deben verificar que toda la información contenida en el documento y en los anexos estén correctas en todos los aspectos, (contenido, secuencia de pasos, coherencia, nomenclatura, ortografía, codificación, etc). Después de esta verificación, cada responsable por el consenso debe informar su apreciación, aprobando o reprobando la elaboración del documento cuestión.


Al finalizar la elaboración de un documento interno, este entra inmediatamente en la etapa de consenso, la cual solo es obligatoria si fue definida en el registro de la categoría del documento que se esta creando.


El responsable por el consenso recibirá un e-mail similar al ilustrado en la siguiente imagen, el cual le notifica cual es el documento a verificar y el plazo de la actividad pendiente. Por defecto esta fase tiene un plazo de 7 días después de la etapa de elaboración.



Para finalizar la etapa de consenso el responsable debe iniciar sesión en el sistema y realizar los siguientes pasos:


  1. Ubicar en la lista de Mis pendientes el documento interno que desea verificar o clique en el botón Visualizar, en el e-mail de notificación.
  2. Clicando sobre el pendiente aparece la ventana de Consenso. Para visualizar mas informaciones sobre el documento, clique en la pestaña Detalles en la parte superior.
  3. En el botón Abrir documento, puede visualizar el documento que está siendo verificado.                                                            
  4. Verifique si toda la información del documento mostrado esta correcta y si todos los documentos asociados también. 
  5. Finalice la etapa de consenso, dando su apreciación al respecto del documento interno, tiene dos opciones:
    1. Si todo lo que fue verificado esta correcto, clique en el botón Aprobar, ubicado en la parte inferior de la ventana y el pendiente se finaliza automáticamente.
    2. Para reprobar el documento, debe hacer clic en Rechazar, si no esta de acuerdo con la información contenida. En este caso es obligatorio registrar el motivo del rechazo en el espacio indicado. Para finalizar la etapa debe dar clic en Grabar. El pendiente regresará a la etapa de elaboración para que el responsable realice las correcciones.                                                                                                            


En el siguiente vídeo puede ver todo el paso a paso: