Para crear un nuevo documento interno, realice los siguientes pasos:


  1. En el menú superior de DOC, hacer clic en Nuevo. Seleccione la opción Documento interno.                
  2. Seleccione una Categoría. Si no tiene ninguna categoría creada, deberá registrar alguna, para poder crear el documento.                                                                                                                                     
         
  3. El Código aparece automático, pero puede cambiarlo manualmente conforme el estándar de su empresa.
  4. El número de la Revisión también es automático, pero puede ser modificado manualmente ingresando un número o clicando sobre los botones + o – para adelantar o retrasar la numeración. 
  5. Describa el título del documento:
  6. Seleccione la Unidad y Proceso a las que el documento pertenece.                                                            
     
  7. En el campo Elaborador seleccione el responsable por crear e insertar el documento. Seleccione quiénes serán los responsables por el Consenso del documento (una o más personas) y luego en el campo Aprobador elija quién realizará la aprobación final.                                                                                     
  8. El Plazo para elaboración del documento viene por defecto de 30 días, pero es posible modificarlo.
    El intervalo de tiempo para la ejecución entre las etapas, está establecido en 7 días. Si se requiere alterar este período, contacte el equipo de soporte de Qualyteam. 
  9. En la sección de Publicación la opción Al publicar, solicitar revisión para los documentos internos asociados, deberá estar activa en caso de que los documentos ligados necesiten pasar por revisión siempre que el principal es revisado. Más informaciones sobre la funcionalidad aquí.                                  
  10. En la opción Avisar otras personas por correo electrónico cuando publicar, seleccione quiénes serán notificados vía e-mail, sobre la publicación del documento. El sistema permite seleccionar todos los usuarios, por nivel de usuario o por persona.
  11. En Restringir acceso, impresión y descarga:
    1. En Quién puede consultar seleccione quiénes podrán consultar el documento. 
    2. En Quién puede imprimir, seleccione quiénes podrán imprimir copias del documento. 
    3. En Quién puede bajar, seleccione quiénes podrán descargar el archivo del documento.
    4. Para agregar más personas, solo debes seleccionar otros nombres. Para borrar la opción ya seleccionada debe hacer clic sobre la X al lado del nombre, y para que nadie pueda imprimir o descagar, debe dejar el campo vacío.
  12. En el caso de que en el registro de categoría, la opción de Exigir validez de los documentos de esta categoría esté activa, al registrar un documento será obligatorio poner fecha de vigencia, para que el sistema notifique automáticamente su necesidad de revisión.                                                               
  13. Hacer clic en Guardar para completar el registro del documento. 


En el siguiente vídeo puede ver las etapas de registro de un documento interno: