Caso o documento tenha validade, o sistema irá gerar uma pendência na tela de pendências do responsável pelo documento em questão, conforme a periodicidade definida no cadastro do documento (leia o artigo Cadastro de documento externo, item 9).
Na tela de pendência do responsável pelo documento terá uma pendência semelhante a ilustrada abaixo.
Ao clicar em Exibir, o sistema irá expandir e mostrar a listagem de documentos que estão com pendência de validade.
Clicando na pendência o sistema abrirá a tela abaixo e trará algumas informações do documento em questão.
No topo da tela é possível visualizar o título do documento(a), editar cadastro(b), além do sistema informar desde quando o documento está vencido(c). Logo abaixo o sistema indica o que deve ser feito(d), o usuário poderá atualizar a validade do documento(e), excluir os arquivos antigos e/ou adicionar novos arquivos(f).
Para atualizar a data de validade, basta clicar no campo Nova validade e escolher a nova data. No campo Avisar antes, defina quantos dias antes o sistema deverá avisar sobre a validade do documento.
No campo Incluir anexo, é possível:
- excluir os arquivos já antes inseridos, basta clicar na ícone da lixeira.
- adicionar novos arquivos, clicando na opção Incluir mais.
- E também atualizar a data destes, clicando no campo de data ao lado do nome do arquivo.
Por fim, o sistema exibe os botões gravar e fechar. Clicando em Gravar o sistema salva todas as alterações feitas, clicando em Fechar o sistema não salvará os dados alterados.
OBS.: Conforme explicado no artigo cadastro de documento externo (passos 10 e 11) caso o documento esteja associado com algum documento interno, sempre que um arquivo for inserido, ao gravar os dados, o DOC irá abrir uma tela de aviso perguntando se deseja solicitar a revisão dos documentos internos associados. Ao clicar no botão Solicitar revisão, o sistema irá criar uma pendência de nova revisão para o elaborador do documento interno.
Gravando as edições necessárias o sistema irá emitir um aviso de que o documento foi gravado com sucesso.
Veja no vídeo abaixo a atualização de um documento externo: